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关于印发《总部会议管理制度》的通知

来源: 作者: 时间:2017年03月29日 16:40

 

 

鲁广网字〔2017〕57号

关于印发《总部会议管理制度》的通知

  总部各部门:

  现将《总部会议管理制度》印发给你们,请遵照执行。

  山东广电网络有限公司

  2017年3月29日

总部会议管理制度

 

第一章 总则

  第一条 为规范公司总部会议管理,控制会议规模,精简会议数量,提高会议质量,特制定本规范。

  第二条 召开会议需遵从的基本原则:

  (一)严格控制会议数量和规模。无明确目的、无实质性内容的会议一律不开,性质相近、内容交叉、人员重复的会议应合并召开。

  (二)注重会议质量和实效。会前应做好充分准备,明确会议目的,精炼文件材料,合理安排会期和会议议程。

  (三)坚持勤俭办会。本着厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效的原则筹备各类会议,做好会议预算,不得突破会议经费标准。

  (四)鼓励提倡采用快捷、简便的电视电话会议形式召开会议,原则上能采用视频形式召开的会议,不以现场形式召开。

  第三条 本规范适用于公司总部举行的所有会议的管理。

第二章 管理权责

  第四条 公司总部会议由综合部统一扎口管理,统筹协调安排会期、会务、食宿以及协调公司领导参会,监督本制度的执行情况。

  第五条 会议主办部门负责会议的配合组织工作,需服从综合部的全局性调整安排。

第三章 会议类别

  第六条 会议分类:

  公司对会议实行分类管理,分为一类会议、二类会议、三类会议和其他会议。

  一类会议包括以公司名义召开的全局性会议;公司党委会、股东会、董事会、党政联席会、总部办公例会等例行会议;要求各市分公司及相关单位主要负责人参加的半年、年终总结部署工作会,季度经营工作分析会等重要工作会议。

  二类会议包括以公司名义召开的专项会议;总部部门发起的,要求各市分公司及相关单位主要负责人或分管领导参加的专项工作会议;各市分公司及总部部门负责人、分管领导,或县公司负责人参加的培训等。

  三类会议包括总部部门召开的、要求各市、县分公司相关部门领导参加的业务性工作会议等。

  其他会议是指除上述一、二、三类会议以外的会议,包括座谈、动员、培训、评审、汇报会议等。

第四章 办会要求

  第七条 一类会议由公司董事长和总经理审批,综合部负责筹备、组织和会议记录;二类会议由公司分管副总经理和总经理审批,主办部门负责筹备,综合部负责协调并抓好会务落实,主办部门进行会议记录;三类会议由分管副总经理和总经理审批,主办部门负责筹备,综合部负责协调并抓好会务落实,主办部门进行会议记录;其他会议视具体情况和参会范围由总经理或分管副总经理审批,主办部门负责筹备,综合部负责协调并抓好会务落实。

  第八条 传达、布置类会议优先采用视频会议形式召开;培训类会议除动手操作类和研讨类培训可召开现场会议外,原则上都应以视频会议形式召开。

  第九条 相关部门召开各类会议,应填写会议申请单(附件1),将会议主题、拟召开时间、参加人员、日程安排、住宿要求等具体需求报送至综合部,综合部严格按标准审核。拟邀请相关领导参会,应在会议申请单中特别注明,综合部负责统一协调公司领导参会。召开一类、二类会议应提前10天报送会议申请;召开三类、其他会议应提前5天报送会议申请;如遇极特殊情况需临时召开的会议,应提前3天报送会议申请。综合部按会议紧急程度、申请顺序和公司领导时间进行统筹安排、适当调整和整合,安排妥当后向主办单位反馈会议安排意见。

  第十条 严格控制会议规模,精简参会人员。各类会议的参会人员依据会议主题从严确定。

  第十一条 合理安排会议时间和会期。一类、二类会议的会期一般不超过2天;三类会议和其它会议的会期一般不超过1.5天。

  第十二条 会议原则上安排在公司会议室召开,会议餐安排在公司员工餐厅,住宿安排在公司签约的协议酒店。

  第十三条 各部门应加强对本部门会议的管理,做好会议计划,确保会议取得实效。要加强与综合部的沟通协调,避免会议过于密集,避免会议时间、地点、参会人员发生冲突,避免给市县公司工作造成不便。会议内容涉及多个部门职能的,会议主办部门应在会前与相关部门沟通,充分听取和征求相关部门意见。

  第十四条 会议期间,主办部门不得组织任何形式的游览活动,不得发放礼品和纪念品。

第五章 会议室管理

  第十五条 公司总部会议室由综合部统一管理,统筹协调安排使用,并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理。

  第十六条 相关部门使用会议室时,需至少提前1天向综合部提出申请并填写《会议室使用申请表》(附件2),说明使用时间、规模、所需服务,经综合部准许后方可使用,未填写会议服务内容的视为无服务需求,未经申请一律不得使用会议室。临时使用会议室,必须经综合部领导同意。会议室使用遵循小会服从大会、局部服从整体、临时会议服从例行会议、先申请先使用的原则。

  第十七条 相关部门应在预约时间到达会议室,超过30分钟未到达会议室的,综合部有权对会议室的使用权另作安排。相关部门应按预约的时间内使用完毕,原则上不得超时使用。如需延长使用时,请及时通知综合部,如在紧接的时间段内已安排了给其他部门使用,超时使用的部门必须离开该会议室。

  第十八条 会议室使用期间,使用部门或个人需保持会议室的整洁,不允许有乱扔垃圾等不讲卫生的行为;使用完毕后,务必将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原,离开时关闭电源、空调,并及时通知综合部。

第六章 会议费用管理

  第十九条 会议经费实行预算管理。各部门在每年年底提出下一年度会议计划,由综合部汇总并会同财务资产部审核,报总经理批准后列入年度会议计划。编制年度会议计划应包括会议名称、内容、时间、地点、参会人员及数量、所需经费等。

  第二十条 公司各类会议的经费必须严格遵守中央“八项规定”和公司财务规定。

  第二十一条 会议结束后,综合部负责会议经费凭证汇总,经综合部负责人审批同意后,财务资产部依据相关规定审核报销。

  第二十二条 公司年度会议计划及会议经费执行情况,由综合部和财务资产部进行管理并定期通报。

第七章 会议纪律

  第二十三条 与会人员必须遵守会议纪律:

  (一)各单位(部门)应按会议通知要求安排人员参加,不得安排他人代会,无法参会需向上级领导请假。

  (二)会议组织人员提前30分钟入场,参会人员提前5分钟入场,不得无故迟到、早退。

  (三)会议期间手机关机或设置静音状态,认真听会,不得接听电话、玩手机、发微信短信等。

  (四)会议期间禁止吸烟。

  (五)爱护公物财务,保持室内清洁,不得随意将会议室用品带走或挪作他用。

  (六)所有参会、会务人员要妥善保管会议资料,严格遵守公司保密规章制度。凡违反保密制度,给公司造成后果或不良影响的,公司将依据相关规定追究有关责任人的责任。

第八章 附则

  第二十四条 本规范由综合部负责解释。

  第二十五条 本规范自印发之日起执行。

  附件:1. 会议申请单

          2.会议室使用申请表

附件: 1.会议申请单
附件: 2.会议室使用申请表

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