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黄岛:内部审计促精细化管理迈上新台阶

来源:黄岛分公司 作者:郑江红 张洁 时间:2017年08月28日 16:12

 

  根据省、市公司部署安排,2016年9月青岛分公司派出审计工作组进驻黄岛分公司,对黄岛分公司经理任职期间的财务收支情况及经济责任履行情况进行就地审计。接到审计通知书后,黄岛分公司高度重视,召开专门会议部署安排相关工作。公司经理要求各部门认真配合本次审计工作,将此次审计做为查找漏洞、规范管理、建章立制、提升管理能力、加强自律意识、提高公司精细化管理水平的重要契机。对审计组提出的问题要虚心接受,积极改进。对审计组需要的材料要及时、准确提供。2017年4月,审计组根据审计情况出具了《黄岛分公司经理经济责任审计报告》。黄岛分公司根f据审计意见召开了专题会,对审计意见逐条分析原因、提出整改措施、落实责任部门和责任人。

  本次审计结束后,公司多次召开财务人员会议,研讨业务,制订措施,要求财务人员借此次审计难得的学习机会,提高业务能力,加强工作责任心,严格遵守财务核算办法,提升财务管理水平。为进一步规范财务管理,制订了内控制度及实施细则。制度将公司所有环节纳入内控范围:行政运行方面涵盖了办公用品采购、领用;水电暖使用;车辆用油、维修、保险以及交通费、通讯费、差旅费、招待费等内容,主要控制公司日常运行各环节跑、冒、滴、漏等问题,明确各项费用列支标准,做到有据可依;设备器材成本控制涵盖采购、使用、维修、报废、预维护等方面,多种方式加强采购成本控制,通过预维护机制降低设备器材损耗,延长使用寿命,在维修报废环节强调修旧利废、能修不换,内部挖潜和废旧物资二次利用;工程建设成本控制则从项目立项、建设、竣工、决算等四个环节入手,重点在项目方案、工艺论证、材料节约、建设过程细节控制、竣工验收及决算资料等方面审核把关,确保各类工程项目在满足质量标准的基础上实现低成本建设;市场营销成本控制方面重点把控营销物料管理、营销活动方案可行性论证、安装维修器材控制、减免优惠套餐流程审核等方面,实现公司产品营销成本降低,保证产品利润率。

  配套制订了严格的资金支出审批流程及表单。公司所有费用支出本着先申请、后支出的原则均需事先填写《费用支出申请单》,由经办人、经办部门负责人、综合部、分管领导、财务主管、公司经理层层把关审核;物资采购由需求部门实价填写《物资请购单》,综合部二次核价后报财务主管、公司经理审批后再行采购;出差需事先填写《差旅费预算申请单》,对出差交通费、食宿费等预先控制;业务接待填写《业务接待申请单》对客人人数、陪餐人数、餐费标准预先控制。费用报销时以上申请单做为附件提供给财务人员,无申请单的费用一律不予报销。材料费、工程款等应付账款每月根据合同约定填写《应付账款支付计划》。

  黄岛分公司将此次审计做为公司提高精细化管理水平的契机,尽管2016年工程专项审计报告尚未出具,但黄岛分公司不等不靠,结合审计过程中与审计组人员的沟通交流、学习情况,进一步细化工程管理各环节的管控。公司制订了工程物资耗材标准,大到光机、光缆主干设备,小至扎线、螺丝等辅材均制订了消耗标准;制订了隐蔽工程签证制度、现场监理日志制度;在主干网、分配网建设全部验收的基础上,又将抢修工程纳入验收环节;所有工程项目立项上会研究;工程图纸设计、工程预算、工程变更、工程验收等各重要环节均由工程部、运维部、综合部三方参与审核,确保设计方案、工程造价的最优化。

  以审计为抓手,推动合同管理上台阶。公司制订了《合同签订规范》及合同审批流程,完善了合同台账。合同签订规范对合同的主体信息、合同标的物(内容)、合同金额、付款、发票开具、履约责任、合同变更、签署流程及公司各部门审核重点都做了详细要求。合同签订前,发起部门责任人、发起部门负责人、分管领导、法律顾问、综合部、财务主管、公司经理根据各自职责分别把关审核,降低公司经营风险。综合部每月根据合同台账梳理公司应收账款及应付账款明细,督促责任部门催款结算,同时提报当月应付账款支付计划。合同台账的完善、规范为公司合同履行,往来款项核算管理提供了极大便利。

  通过此次内部审计,黄岛分公司财务人员专业能力、水平得到进一步提升,工作责任心进一步加强。各业务部门财务规范意识、财经纪律意识进一步强化。公司制订、出台了一批行之有效的制度、规范,优化了各环节流程,有效杜绝跑、冒、滴、漏现象,为公司的整体健康运营、精细化管理打下了坚实的基础。下一步我们将继续细化措施,狠抓落实,通过财务管理规范化促进公司精细化管理迈上新台阶。

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